外贸跟单员工作流程与工作内容

2019-12-11 14:36
外贸的日常是非常琐碎的,所以外贸业务在完成订单签订后,剩下的事情比如生产进度、出货、报关等一般会交给专业的外贸跟单员来进行跟踪。今天小编就带大家来一睹外贸跟单员的日常工作流程与工作内容。

外贸的日常是非常琐碎的,所以外贸业务在完成订单签订后,剩下的事情比如生产进度、出货、报关等一般会交给专业的外贸跟单员来进行跟踪。今天小编就带大家来一睹外贸跟单员的日常工作流程与工作内容

(来源pixabay)

什么是外贸跟单员

外贸跟单员是指在进出口业务中,在外销合同签订后,依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作,协助履行对外贸易合同的外贸人员。

外贸跟单员的工作内容

外贸跟单员的工作内容几乎涉及的企业的每一个环节,从销售,生产,物料,甚至是财务经常都会有跟单员的身影。一般来说,可以概括为以下几个方面:

1、协助外贸业务顾问跟进订单及货期,制定出货计划;

2、安排订单的订舱,拖车等运输工作,及整合制作报关所需信息;

3、负责所有出货文件的制作;

4、负责订单核销退税等操作;

5、完成上级交办的其他工作。

外贸跟单员工作流程

1.确认订单信息并制作合同

客户下单以后,跟单员需要核对数量金额单价等是否如之前所谈,如正确,将资料输入系统里做合同给客户确认,如是做T/T30%,须让对方先将订金打过来,待定金到帐后,再下购货合同给工厂会比较保险,如果是做100%前T/T,则可直接安排工厂进行生产。

无论是给客人还是给工厂的合同,都要特别注意产品描述,数量,单位,价格,总金额,付款方式等,交货期尽量与工厂事先协调好,以免旺季之时货期被工厂延误得太厉害。下购货合同到工厂后,要及时追踪工厂回签并进行存档。

2、办理商检

需要商检的货物在交货期前一两个星期开始办理商检,因为商检是有时效性的,所以一定要和工厂确认好准确的交货期。如果工厂安排商检,则提供商检资料给工厂,包括外销合同,装箱单,发票。工厂在向当地商检局申请办好商检后,将换证凭条发给你。换证凭条只显示实际商品的第一项商品及总金额,有效期一般为三个月。

3、办理原产地证明

根据客户的具体要求看是办理C/O更还是Form A。

Form A是普惠制产地证明,目前给予我国普惠制待遇的国家共36个,可以享受减免关税待遇。一般在商检局办理。

C/O是一般性原产地证明,只是证明货物是产自中国的。一般在贸促会办理。

不管你是一般产地证还是普惠制产地证,基本办理程序都是先在网上制作好资料(包括合同,发票,装箱单等)后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审核一次,合格后就可以去领取了。

原产地证明办理时间一般在装运期至少一个星期前办理。

4、验货订舱

留意工厂订单进度,在交货期临近之前与工厂再次确认是否可以准时交货以及验货时间。验货合格后,向货代订舱。如是客户指定货代,则填好订舱单给指定货代公司人员,让其代为订舱。

货代订好舱后会发进仓单给跟单,上面有截柜时间,截补料时间等,跟单再发给工厂,让工厂在指定的时间内将货物送到仓库。

如果是在工厂装柜,则需填写拖柜委托书,上面注明柜型,时间,装柜地址以及工厂的联系人及电话等,连同进仓单一并发给拖车公司让其安排装柜事宜,另需发一份给工厂,嘱其务必在拖车到达前准备好所有货物。

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